Versión 2 · vigente desde October 20, 2026 · English

Política de Privacidad

Fecha de entrada en vigor: 20 de octubre de 2026

Traducción de cortesía. Si hay alguna diferencia con la versión en inglés, la versión en inglés es la que vale.

Esta Política de Privacidad explica cómo ACED | Advanced Concepts in Educational Design LLC ("ACED", "nosotros") recoge, usa, comparte y protege la información por medio de Incident Ally (el "Servicio"), incluido nuestro sitio incident-ally.com.

Creamos el Servicio para guardar la menor información posible, por el menor tiempo posible.

1. Quién es responsable de qué

• Los centros de cuidado infantil (nuestros clientes) deciden qué información sobre niños, familias y personal ponen en el Servicio, y para qué. El centro es el responsable de esa información, y nosotros la procesamos en nombre del centro y según sus instrucciones, como proveedor de servicios. Las preguntas o pedidos sobre la información de un niño deben dirigirse primero al centro; nosotros le ayudaremos a responder.
• ACED es responsable de la información de los titulares de cuenta de nuestros clientes y de los visitantes de nuestro sitio, según se describe abajo.

2. Información que recogemos

Cuenta y centro. Nombres, correos, rol (gerente o personal), idioma preferido, contraseña (guardada solo como un código irreversible, si usted decide crear una), horas de entrada; el nombre del centro, número de licencia, condado, tipo, capacidad autorizada, nombre y correo del asesor, y configuración.

Niños y familias (los ingresa el centro). Nombres, fechas de nacimiento y salones de los niños; nombres, parentesco, correo y teléfono de padres o tutores. Estos campos se guardan cifrados en nuestra base de datos.

Informes de incidentes. Lo que el personal dice o escribe sobre un incidente; la información que se llena en los formularios oficiales (por ejemplo: fecha, hora, lugar, lesión y parte del cuerpo, causa, tratamiento, testigos, pasos de prevención y aviso a los padres); una transcripción escrita de lo dicho; las firmas del personal y de los padres (como imágenes); y, para cada firma, el nombre de quien firma, la hora, el método, la dirección de internet (IP), datos del navegador y una huella (hash) del informe firmado. Los detalles de los informes se guardan cifrados.

Grabaciones de voz. Cuando el personal graba, el audio se envía a nuestro proveedor de voz a texto y se borra de nuestros servidores en cuanto vuelve la transcripción, funcione o no. No guardamos grabaciones.

Líneas del registro de incidentes. Para cada informe terminado: el nombre del niño, la fecha del incidente, la fecha de envío a DCDEE (si aplica) y el nombre de quien llenó el informe. Es el registro acumulado que los centros deben llevar, por eso lo guardamos mientras la cuenta esté activa.

Cobros. Nuestro procesador de pagos, Stripe, recoge sus datos de pago. Nosotros recibimos el plan, el estado de cobro y datos limitados de la tarjeta (como la marca y los últimos cuatro dígitos). Nunca recibimos ni guardamos números de tarjeta completos.

Correo y comunicaciones. Mensajes que nos envía; si los correos de noticias se entregaron, rebotaron o se marcaron como spam; sus preferencias de correo.

Sitio y dispositivo. Nuestros servidores registran información técnica estándar (dirección IP, tipo de navegador, páginas pedidas y hora) en registros de seguridad. Solo usamos las cookies y el almacenamiento del navegador descritos en nuestro Aviso de Cookies. No usamos herramientas de terceros para análisis, publicidad o rastreo.

Interesados. Si pide recibir noticias en nuestro sitio o en un evento, recogemos su nombre, correo y cómo lo pidió.

3. Cómo usamos la información

Usamos la información para:

• prestar el Servicio: transcribir, llenar formularios, recoger firmas, enviar correos, llevar el registro de incidentes y mostrar los informes a las personas correctas;
• proteger el Servicio, prevenir abusos y fraude, y llevar registros de auditoría;
• procesar pagos y administrar suscripciones;
• dar soporte y enviar mensajes del servicio (por ejemplo, enlaces para entrar, pedidos de firma, copias de informes, avisos de pago);
• enviar correos de noticias a gerentes de cuenta e interesados, de los que cualquiera puede darse de baja en cualquier momento;
• mejorar el Servicio con información agregada y sin identificar (por ejemplo, cantidades sin nombres);
• cumplir la ley y hacer valer nuestros términos.

No vendemos información personal. No la compartimos para publicidad dirigida. No usamos los Datos del Cliente para crear perfiles publicitarios.

4. Proveedores de inteligencia artificial

Para pasar la voz a texto y llenar los formularios, el Servicio envía el audio o texto necesario a nuestros proveedores de IA (hoy OpenAI para voz a texto y Anthropic para leer el relato y llenar el formulario, traducir e interpretar respuestas habladas). Usamos los servicios comerciales de API de estos proveedores. Según sus términos comerciales a la fecha de esta política, no usan los datos enviados por estos servicios para entrenar sus modelos, y pueden guardarlos por un tiempo limitado (por ejemplo, hasta 30 días) para seguridad y control de abusos, según sus propias políticas. Solo enviamos lo necesario para la tarea. Los avisos de voz pregrabados no contienen información personal.

5. Cómo compartimos la información

Compartimos información solo:

• con el centro y sus usuarios autorizados, según su rol;
• con las personas a quienes el centro nos indica enviar, como el padre o madre que firma, los destinatarios de informes, la impresora o el asesor de licencias que el centro elija;
• con nuestros proveedores de servicios ("subprocesadores") que nos ayudan a operar el Servicio bajo acuerdos escritos que protegen los datos, listados en nuestra página de Subprocesadores;
• cuando la ley lo exige (por ejemplo, una citación u orden judicial válida), o para proteger los derechos, la seguridad o los bienes de cualquier persona, después de revisar el pedido y, cuando se permita, avisar al centro;
• en una transferencia del negocio (como una fusión o venta), sujeta a esta política.

6. Cuánto tiempo guardamos la información

Al cerrar una cuenta, el centro puede pedir una exportación dentro de 30 días. Luego borramos los Datos del Cliente dentro de 90 días, salvo los que debamos guardar por ley y las copias de seguridad de rutina, que se borran según su calendario normal.

Los PDF enviados por correo son el registro del centro. El centro es responsable de guardar los registros que exige su licencia.

7. Información en el dispositivo

Los teléfonos del personal guardan algunas preferencias (como el idioma, la voz encendida o apagada y cómo prefiere grabar). Si una grabación no se puede enviar porque no hay internet, se guarda cifrada en ese dispositivo hasta que se pueda enviar, y luego se borra del dispositivo. La aplicación también guarda sus propios archivos en el dispositivo para poder abrirse sin conexión. Nunca guarda informes, PDF ni listas de niños en el dispositivo para uso sin internet.

8. Seguridad

Usamos medidas pensadas para proteger la información, como cifrado en tránsito (HTTPS), cifrado de campos sensibles en reposo, enlaces para entrar de un solo uso y corta duración, enlaces firmados para los padres, acceso limitado por rol, registro de acciones administrativas y retención corta. Ningún método de transmisión o almacenamiento es totalmente seguro, y no podemos garantizar seguridad absoluta.

Si nos enteramos de una violación de seguridad que afecte información personal que guardamos para un centro, avisaremos al centro sin demora injustificada y le ayudaremos a cumplir su deber de avisar a las personas afectadas, conforme a la ley de Carolina del Norte (incluida la Ley de Protección contra el Robo de Identidad) y otras leyes aplicables.

9. Privacidad de los niños

El Servicio es para negocios de cuidado infantil y su personal adulto. No está dirigido a niños, y no recogemos a sabiendas información personal directamente de niños. La información sobre niños la ingresa el centro, que es responsable de los avisos y consentimientos que sus familias requieran. Si cree que un niño nos dio información directamente, escriba a privacy@incident-ally.com y la borraremos.

10. Sus opciones y derechos

• Familias y personal: comuníquense con su centro para ver, corregir o borrar información. Ayudaremos al centro a responder.
• Titulares de cuenta: puede ver y actualizar su nombre, idioma y contraseña en Mi cuenta. Los gerentes pueden actualizar la información del centro, la lista de niños y las cuentas del personal.
• Correos de noticias: use el enlace para darse de baja en cualquier correo de noticias. Los mensajes del servicio (como enlaces para entrar y avisos de pago) se siguen enviando mientras tenga una cuenta.
• Según donde viva, puede tener otros derechos por ley. Escriba a privacy@incident-ally.com. Verificaremos los pedidos y responderemos en el plazo que exija la ley. No lo discriminaremos por ejercer un derecho.

11. Dónde se procesa la información

Nosotros y nuestros proveedores procesamos la información en los Estados Unidos.

12. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la nueva versión con su fecha de vigencia y número de versión y, para cambios importantes, avisaremos a los gerentes por correo o en el Servicio antes de que el cambio entre en vigor.

13. Contacto

ACED | Advanced Concepts in Educational Design LLC
65 Merrimon Avenue, #1199
Asheville, NC 28806
privacy@incident-ally.com